Obsługa naruszeń ochrony danych osobowych
Kompleksowa obsługa incydentów i naruszeń ochrony danych dla firm i instytucji publicznychNaruszenie danych? Spokojnie. Zajmiemy się tym od A do Z.
Kiedy dochodzi do naruszenia ochrony danych, stres i chaos potrafią sparaliżować firmę.
Właśnie dlatego jesteśmy — żeby wejść, przejąć stery i przywrócić pełną kontrolę nad sytuacją.
Pomagamy firmom i instytucjom w całej Polsce:
✅ ustalić, co dokładnie się wydarzyło,
✅ ocenić ryzyko i określić, czy sprawę trzeba zgłosić do UODO,
✅ przygotować komplet zgłoszeń i powiadomień,
✅ wdrożyć działania zapobiegające powtórzeniu incydentu.
Bez owijania, bez prawniczej waty, bez przeciągania.
Działamy szybko, skutecznie i profesjonalnie.
Co dokładnie robimy, gdy dochodzi do naruszenia danych?
Naruszenia zdarzają się nawet najlepszym. To reakcja decyduje o skali problemu.
Nasz zespół wchodzi w temat natychmiast i prowadzi cały proces od początku do końca.
1. Szybka analiza incydentu
Ustalamy fakty — bez gdybania.
Sprawdzamy:
✅ co się wydarzyło,
✅ jakie dane mogły zostać ujawnione,
✅ kto miał dostęp,
✅ czy to realne naruszenie, czy tylko podejrzenie.
Pracujemy na konkretach, nie na domysłach.
2. Ocena ryzyka dla osób, których dane dotyczą
Oceniamy, czy sytuacja może realnie zaszkodzić klientom, pracownikom lub kontrahentom.
I nie robimy tego „na wyczucie” — korzystamy z metodologii ENISA, europejskiego standardu oceny ryzyka, stosowanego przez organizacje w całej Unii.
W ramach oceny analizujemy:
✅ prawdopodobieństwo wystąpienia negatywnych skutków,
✅ skalę i wagę możliwych konsekwencji,
✅ kategorie danych, które mogły zostać ujawnione,
✅ profil osób, których dane dotyczą,
✅ podatność systemów i procesów,
✅ potencjalne szkody — od finansowych, przez społeczne, po reputacyjne.
Dzięki temu wynik oceny jest:
✅ obiektywny,
✅ mierzalny,
✅ spójny z RODO,
✅ udokumentowany,
✅ uzasadniony podczas kontroli.
Jeśli ocena wpływu wskazuje na wysokie ryzyko — działamy natychmiast, przygotowując zgłoszenia do UODO, powiadomienia dla osób oraz działania naprawcze, które ograniczają skutki naruszenia.
Co to właściwie jest metodologia ENISA?
ENISA (Europejska Agencja ds. Cyberbezpieczeństwa) to instytucja UE odpowiedzialna za standardy bezpieczeństwa danych i cyberochrony.
Ich metodologia oceny ryzyka to narzędzie, które pozwala:
✅ precyzyjnie określić powagę naruszenia,
✅ rzetelnie zmierzyć ryzyko dla osób,
✅ wskazać, czy naruszenie wymaga zgłoszenia do UODO,
✅ dobrać środki naprawcze zgodne z najlepszymi praktykami,
✅ udokumentować ocenę w sposób akceptowalny dla organów nadzorczych.
To europejski standard, dzięki któremu decyzje dotyczące naruszenia nie są oparte na intuicji, tylko na konkretnych, uznanych kryteriach.
3. Przygotowanie zgłoszenia do UODO
Jeśli incydent wymaga zgłoszenia, robimy to za Was.
Tworzymy:
✅ formalne zgłoszenie naruszenia,
✅ dokumenty wspierające,
✅ opis podjętych działań i plan naprawczy.
Dokładnie tak, żeby organ dostał wszystko, czego potrzebuje — bez zbędnych dodatkowych pytań.
4. Powiadomienie osób, których dane dotyczą
Przygotowujemy jasne, zrozumiałe komunikaty spełniające wymogi RODO — bez straszenia i bez żargonu.
5. Działania naprawcze i zabezpieczające
Po opanowaniu sytuacji:
✅ domykamy lukę,
✅ rekomendujemy środki zapobiegawcze,
✅ porządkujemy procedury,
✅ w razie potrzeby szkolimy zespół.
6. Kompleksowa dokumentacja naruszenia
Na koniec przygotowujemy pełen pakiet dokumentacji, który zabezpieczy Was podczas ewentualnej kontroli.
Prosty proces – bez chaosu i zgadywania
- Zgłoszenie incydentu – kontaktujesz się z nami.
- Rozmowa wstępna – ustalamy fakty i pilność sytuacji.
- Analiza i ocena ryzyka – określamy zakres działań.
- Zgłoszenia i komunikaty – przygotowujemy dokumenty.
- Działania naprawcze – zabezpieczamy procesy i domykamy lukę.
- Dokumentacja – dostajesz kompletny zestaw materiałów.
Reagujemy szybko — bo w takich sprawach liczą się godziny
-
pierwsza analiza: 2–4 godziny,
-
materiały dla UODO: 24–48 godzin,
-
dostępność 24/7 dla klientów stałych,
-
wsparcie na każdym etapie, także przy kontroli.
Doświadczenie, które realnie działa
-
obsłużyliśmy naruszenia w firmach i instytucjach z różnych branż,
-
przygotowaliśmy dziesiątki zgłoszeń do UODO,
-
pomagaliśmy przechodzić kontrole bez stresu,
-
wiemy, co działa w praktyce — nie tylko w teorii.
Zadzwoń: (+48) 12 350 60 88 lub napisz: [email protected]
Skontaktuj się aby otrzymać błyskawiczną ofertę obsługi naruszenia
Najczęstsze pytania
Ile czasu jest na zgłoszenie naruszenia i co grozi za opóźnienie?
Masz 72 godziny. Ani minuty więcej – nie ważne czy to dzień pracujący, weekend czy święto!
Każdy administrator danych — firma, szkoła, urząd, jednostka organizacyjna — ma maksymalnie 72 godziny od wykrycia naruszenia, żeby zgłosić je do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).
To oznacza, że czas leci od pierwszej chwili, gdy ktokolwiek zauważył problem.
Co grozi za opóźnione zgłoszenie naruszenia?
Jeśli zgłoszenie naruszenia trafia do UODO po 72 godzinach, nie ma żadnej taryfy ulgowej.
Organ traktuje to jako naruszenie obowiązków administratora — i reaguje zdecydowanie ostrzej niż na samo naruszenie danych.
UODO wtedy oczekuje:
-
szczegółowego wyjaśnienia opóźnienia,
-
wskazania, dlaczego organizacja nie zareagowała w terminie,
-
pełnej dokumentacji działań,
-
dowodu, że incydent nie był tuszowany,
-
przedstawienia planów naprawczych, aby uniknąć sytuacji w przyszłości.
A jeśli wyjaśnienie jest słabe, nielogiczne albo wygląda jak wymówka — UODO może nałożyć karę.
I to zarówno na firmy, jak i na szkoły, urzędy i inne jednostki publiczne.
Kary dla firm (administratorów prywatnych)
Dla przedsiębiorców obowiązują klasyczne, „duże” kary z RODO:
-
do 10 mln euro, albo
-
do 2% rocznego obrotu (w zależności od tego, która wartość jest wyższa).
W praktyce: UODO nakłada na firmy kary od kilkudziesięciu tysięcy do nawet kilku milionów zł, jeśli opóźnienie świadczy o braku organizacji i nadzoru.
Kary dla instytucji publicznych
Instytucje publiczne także mogą dostać kary finansowe — i to całkiem konkretne.
Zgodnie z art. 102 ustawy o ochronie danych osobowych:
-
jednostki sektora finansów publicznych (w tym urzędy, szkoły, przedszkola, jednostki gminne) mogą otrzymać karę do 100 000 zł,
-
jednostki organizacyjne JST mogą otrzymać dodatkowe sankcje wewnętrzne wynikające z przepisów o dyscyplinie finansów publicznych.
I teraz najlepsze:
UODO realnie korzysta z tego limitu.
Kary dla szkół na poziomie 20–45 tys. zł już się zdarzały — i dotyczą zarówno naruszeń samych danych, jak i opóźnienia lub brak zgłoszenia.
Najważniejsze dla klientów:
Samo naruszenie nie musi skończyć się karą. Opóźnione zgłoszenie – bardzo często tak.
Bo UODO uznaje opóźnienie za:
- brak procedur,
- brak nadzoru,
- brak reakcji,
- ryzyko tuszowania,
- poważne naruszenie obowiązków administratora.
A co grozi za niezgłoszenie naruszenia w ogóle?
UODO bardzo ostro podchodzi do ukrywania incydentów.
Konsekwencje mogą obejmować:
- kontrolę natychmiastową,
- nałożenie administracyjnych środków naprawczych,
- kary finansowe,
- zawiadomienie kierownictwa jednostki publicznej o naruszeniu obowiązków,
- obowiązek poinformowania osób, których dane dotyczą — nawet jeśli minęło dużo czasu,
- ryzyko roszczeń cywilnych od osób poszkodowanych.
Ale najgorsze jest to:
jeśli incydent wyjdzie na jaw z innego źródła niż administrator (np. przez osobę trzecią, media czy samych poszkodowanych), UODO traktuje to jako działanie umyślne.
Czy firmy i instytucje publiczne obowiązują te same zasady przy naruszeniach danych?
Tak. Niezależnie od tego, czy prowadzisz firmę, szkołę, przedszkole, urząd gminy czy jednostkę organizacyjną — zasady są identyczne.
Każdy administrator danych musi:
-
ocenić ryzyko naruszenia,
-
prowadzić dokumentację,
-
zgłosić incydent do UODO, jeśli jest taka potrzeba,
-
w razie wysokiego ryzyka — powiadomić osoby, których dane dotyczą.
Pracownik wysłał dane nie tam, gdzie trzeba. Czy to już naruszenie?
W większości przypadków tak — niezależnie, czy to firma, szkoła czy urząd.
Analizujemy:
-
jakie dane zostały ujawnione,
-
kto je dostał,
-
czy odbiorca może je wykorzystać,
-
jakie jest realne ryzyko dla osób.
Dopiero wtedy ustalamy, czy to incydent „do zgłoszenia”, czy „do wpisu” w rejestrze.
Co jeśli naruszenie dotyczy danych dzieci lub danych wrażliwych?
Ryzyko automatycznie rośnie.
Firmy często przetwarzają dane zdrowotne lub pracownicze, instytucje publiczne — dane dzieci, mieszkańców, beneficjentów.
Takie incydenty zazwyczaj wymagają:
-
zgłoszenia do UODO,
-
powiadomienia osób,
-
szybkich działań ograniczających skutki.
Czy muszę powiadamiać osoby, których dane dotyczą?
Tylko jeśli ocena ryzyka (wg ENISA) wskazuje na wysokie ryzyko.
Wtedy przygotowujemy jasne, uczciwe, ale spokojne komunikaty — inaczej dla firm, inaczej dla szkół czy urzędów.
Co jeśli nie wiem, czy to w ogóle jest naruszenie?
To zdarza się non stop.
Dlatego wchodzimy w temat, analizujemy technicznie i prawnie, a potem mówimy wprost:
-
„to naruszenie — zgłaszamy”,
-
albo „to nie jest naruszenie — robimy wpis i poprawiamy procedury”.
Zero zgadywania.
Czy zgubiony pendrive/laptop to naruszenie?
Jeśli był zaszyfrowany — często nie.
Jeśli nie był zaszyfrowany — najczęściej tak, bo dane mogły wpaść w niepowołane ręce.
Dotyczy to:
-
firm (bazy klientów, dane pracowników),
-
szkół (listy uczniów),
-
urzędów (dane mieszkańców).
Czy pomagacie w przygotowaniu zgłoszenia do UODO?
Tak. Przygotowujemy cały komplet:
-
zgłoszenie,
-
opis incydentu,
-
ocenę ryzyka wg ENISA,
-
dokumenty potwierdzające działania naprawcze.
Instytucje publiczne często mają bardziej złożoną dokumentację — to też ogarniamy.
Czy pomagacie przejść kontrolę UODO po naruszeniu?
Tak. Wspieramy zarówno firmy, jak i jednostki publiczne.
Kompletujemy dokumenty, przygotowujemy odpowiedzi, uczestniczymy w komunikacji z organem.
Czy przygotowujecie procedury i zalecenia po naruszeniu?
Tak. Aktualizujemy lub tworzymy od zera instrukcje, procedury reagowania na incydenty, polityki bezpieczeństwa i rekomendacje techniczne.
Jak szybko dostanę pomoc?
-
firmy → standardowo 2–4 godziny,
-
instytucje → również 2–4 godziny, z priorytetem przy danych dzieci i danych wrażliwych,
-
klienci stali → pomoc 24/7.
Naruszenia nie czekają — i my też nie.
Ile to kosztuje?
Każde naruszenie jest inne.
Różni się:
-
zakresem,
-
poziomem ryzyka,
-
liczbą osób, których dane dotyczą,
-
kategoriami danych,
-
skalą działań naprawczych, które trzeba wdrożyć.
Dlatego nie pracujemy na sztywnym cenniku — koszt obsługi zależy wyłącznie od realnych potrzeb Twojej organizacji i tego, jak poważny jest incydent.
Skontaktuj się z nami — wycenę otrzymasz w ciągu 15 minut.
Cena zależy m.in. od:
-
poziomu ryzyka,
-
liczby osób objętych naruszeniem,
-
obowiązku zgłaszania incydentu do UODO,
-
konieczności powiadomienia osób,
-
zakresu dokumentacji i działań naprawczych.