Arkusz organizacyjny nie może zawierać tylko inicjałów nauczycieli, Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 4 kwietnia 2018 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowej organizacji publicznych szkół i publicznych przedszkoli wskazuje jakie dane powinny się znaleźć w arkuszu organizacyjnym (w § 17 ust 2 jest zapis: Arkusz organizacji szkoły określa m.in. imię, nazwisko, stopień awansu zawodowego i kwalifikacje poszczególnych nauczycieli oraz rodzaj prowadzonych przez nich zajęć, w tym liczbę godzin tych zajęć)
Arkusz należy przekazać do zaopiniowania organizacji związkowej (art. 110 ust. 2 ustawy Prawo oświatowe, Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 lutego 2019r. w § 17 ust. 8).
Przepisy nie określają w jakiej formie należy go dostarczyć, w związku z powyższym można go przekazać pocztą tradycyjną lub w formie dokumentu elektronicznego.
Arkusz organizacyjny, który będzie wysłany drogą elektroniczną, należy zatem podpisać podpisem kwalifikowanym. szyfrowanie dokumentu zwiększa bezpieczeństwo danych przesyłanych drogą elektroniczną.
Dyrektor ma obowiązek przekazania arkusza, który zostanie zaopiniowany przez zakładowe organizacje związkowe organowi prowadzącemu– do 21 kwietnia. Opinia organizacji jest wydawana w terminie 10 dni roboczych od dnia otrzymania arkusza – nie później niż do 19 kwietnia (§ 17 ust. 7-8 rozporządzenia MEN z 28 lutego 2019 r.).
Arkusz organizacyjny należy konsultować z tą organizacją związkową, która ma status zakładowej/międzyzakładowej i musi ona działać w danej szkole.